Ratgeber für private Vermieter · Stand November 2026 · keine Rechtsberatung

Nebenkostenabrechnung 2025: bis 31.12.2026 beim Mieter – das müssen Vermieter wissen

1. Die Abrechnungsfrist (§ 556 Abs. 3 BGB)

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen (der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen). Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum. Wer kurz vor Jahresende abrechnet, sollte den Zugang nachweisen können (z. B. Einwurf-Einschreiben oder Übergabe mit Zeugen).

Der Mieter wiederum muss Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen.

2. Was in die Abrechnung gehört

Damit eine Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, sollte sie mindestens enthalten:

• die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
• die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel
• die Berechnung des Anteils des Mieters
• den Abzug seiner Vorauszahlungen

Außerdem üblich und sinnvoll: Abrechnungs- und Nutzungszeitraum, Wohnung, Zahlungsziel bzw. Guthaben und der Hinweis auf die Belegeinsicht.

3. Welche Betriebskosten sind umlagefähig?

Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Der Katalog steht in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV):

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizung und Warmwasser (bzw. verbundene Anlagen)
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung (Allgemeinstrom)
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart
• Gemeinschafts-Antennenanlage bzw. Breitbandnetz – Achtung: Grund- und Nutzungsgebühren für Kabel-TV dürfen seit dem 01.07.2024 nicht mehr umgelegt werden. Umlagefähig bleiben z. B. der Betriebsstrom (bei der Gemeinschaftsantenne auch die regelmäßige Prüfung durch eine Fachkraft) und unter engen Voraussetzungen ein Bereitstellungsentgelt für ein neues Glasfasernetz.
• Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind (z. B. Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchwarnmeldern)

Nicht umlagefähig sind insbesondere Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Bankgebühren sowie Kosten für leerstehende Wohnungen.

4. Der richtige Verteilerschlüssel

Maßgeblich ist, was im Mietvertrag vereinbart ist. Ist nichts vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt; Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen (z. B. Wasser mit Wohnungszählern), nach einem Maßstab, der den unterschiedlichen Verbrauch berücksichtigt (§ 556a Abs. 1 BGB). Übliche Schlüssel: Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten, Verbrauch, Miteigentumsanteile.

Zieht ein Mieter während des Jahres ein oder aus, werden die Kosten zeitanteilig (tagesgenau) verteilt. Leerstand geht zulasten des Vermieters.

5. Heizkosten und CO2-Kosten

Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohnfläche (§§ 7, 8 HeizkostenV). 70 Prozent sind Pflicht, wenn das Gebäude nicht den Standard der Wärmeschutzverordnung von 1994 erfüllt, mit Öl oder Gas beheizt wird und die freiliegenden Heizungsleitungen überwiegend gedämmt sind. Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV).

Ausnahme Zweifamilienhaus: In einem Gebäude mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, geht eine Vereinbarung im Mietvertrag der Heizkostenverordnung vor (§ 2 HeizkostenV) – dort kann z. B. auch nach Fläche abgerechnet werden, wenn das so vereinbart ist.

Für Abrechnungszeiträume, die am 01.01.2023 oder später begonnen haben, müssen Vermieter zusätzlich die CO2-Kosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) aufteilen – bei Heizung mit Gas oder Öl ebenso wie bei Fernwärme bzw. Wärmelieferung aus fossilen Brennstoffen. Je höher der CO2-Ausstoß des Gebäudes je m² Wohnfläche und Jahr, desto größer der Vermieteranteil (10 Stufen, von 0 bis 95 Prozent). In der Heizkostenabrechnung sind der Anteil des Mieters an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen anzugeben – fehlt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen. Die nötigen Werte (CO2-Menge und CO2-Kosten) muss der Brennstoff- bzw. Wärmelieferant auf seiner Rechnung ausweisen. Bei Wärmepumpe oder Holz/Pellets fallen in der Regel keine CO2-Kosten nach diesem Gesetz an.

6. Steuerbonus für Mieter (§ 35a EStG)

Mieter können ihren Anteil an den Arbeits- und Fahrtkosten für haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Hauswart) und für Handwerkerleistungen (z. B. Wartung, Schornsteinfeger) steuerlich geltend machen: Die Steuer ermäßigt sich um 20 Prozent dieser Kosten, höchstens um 4.000 Euro (Dienstleistungen) bzw. 1.200 Euro (Handwerker) im Jahr (§ 35a EStG). Materialkosten zählen nicht. Ein Service, den viele Mieter schätzen: Weisen Sie die Beträge in der Abrechnung aus.

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Alle Angaben ohne Gewähr. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung; im Zweifel helfen z. B. Haus & Grund oder ein Rechtsanwalt.